EL PROCESO DE COMPILACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA (2/2)

Fachada estadio San Mamés

Como anuncié en el post anterior, en esta segunda y última entrega se abordarán otros aspectos relacionado con el cierre y compilación de la documentación de auditoría, como su archivo y custodia, su modificación una vez compilada y algunas sugerencias prácticas para realizar este proceso en plazo.

ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPILADA

Como expuse en la primera parte, la documentación informatizada, una vez compilada, puede custodiarse mediante diferentes sistemas como por ejemplo:

  • CDs o DVDs no regrabables.
  • Discos duros externos bajo la custodia del director de la firma o del responsable de calidad, de forma que se asegure el acceso a su contenido.
  • Archivo en el servidor de la firma con acceso restringido la documentación de trabajos terminados mediante sistemas de claves especiales.
  • Soporte en la nube (Dropbox, ICloud, Box, Google, etc.) con  acceso también restringido.En la nube

 

COMPILACIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN SOPORTE PAPEL

La compilación de la documentación en papel es más sencilla, aunque más complicada en cuanto a su archivo y custodia. Las firmas multinacionales disponen de mecanismos bastante sofisticados diseñados para guardar de forma segura los papeles de trabajo. Por el contrario, muchas pequeñas firmas no disponen de espacio y sistemas de seguridad adecuados que impida el acceso a los PT una vez cerrados y compilados. Afortunadamente la práctica cada vez más extendida de escanear la documentación está reduciendo el volumen de los papeles a custodiar de forma segura. (Sobre la documentación a guardar en formato papel me remito a la Circular E29/2010 –revisada en julio 2011– del Instituto de Censores Jurados de España sobre Conservación de papeles en versión electrónica).

ArchivadoresLa documentación en papel tanto la relativa las evidencias sobre el trabajo realizado (Archivo Corriente y General), como la de carácter continuo (Archivo Permanente) se ha de custodiar de forma que no pueda ser modificada una vez compilada. Los procedimientos de archivo y acceso a la documentación en formato papel deberá constar, al igual que la informatizada, en el manual de control de calidad de la firma.

Así como en la compilación informática queda constancia de la fecha en que fue realizada o cuando fueron modificados los archivos, en el caso del papel no se deja rastro alguno por lo que sugiero se guarde una declaración del responsable en la que se deje constancia de su realización (ver PDF).

No quisiera cerrar este apartado sin resaltar las consideraciones contenidas en la Guía del Instituto de Censores antes mencionada, respecto a la conservación y custodia de determinada documentación manuscrita como:

  • Carta de encargo del cliente firmada por ambas partes.
  • Carta de manifestaciones de la Dirección.
  • Informe de auditoría firmado.
  • Cuentas anuales junto con la evidencia de su formulación por los Administradores.
  • Carta o Certificado de actas

COMPILACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD

Como he indicado antes, los procesos descritos destinados a la compilación en plazo de los PT han de constar de forma expresa en los procedimientos de control de calidad interno de cada firma o despacho dentro del apartado relativo a la documentación de auditoría de la sección de Ejecución del Encargo.

Asimismo, y como un registro de calidad, se ha de confeccionar una hoja de control en la que conste para cada encargo de auditoría la fecha de emisión del informe, la de compilación y los días transcurridos entre ambas.

Control compilacion

Otro de los aspectos a considerar en el manual de calidad es el proceso de modificación posterior de la documentación compilada, estableciendo el procedimiento de autorización y justificación y al que me referirá más adelante.

El carácter de documentación cerrada y por lo tanto no modificable, salvo casos debidamente justificados, supone que cuando se realice la inspección de los encargos dentro del proceso de seguimiento anual de los sistemas de control de calidad interno o por las inspecciones a realizar por el ICAC, se soliciten obviamente los ficheros compilados no concediendo plazo alguno para la entrega de los mismos por entender que no es admisible su alteración para preparar los encargos para su inspección.

PROBLEMAS Y SOLUCIONES PARA CONSEGUIR LA COMPILACIÓN EN PLAZO. ( ¡¡¡ O terminamos los trabajos o compilamos los ya terminados !!!)

Como estará pensando la mayoría de los lectores de este post, es complicado, incluso imposible, realizar el cierre y compilación de los trabajos en la denominada busy season concentrada en los meses de mayo a julio fundamentalmente.

Otro de los problemas en muchos despachos y firmas de pequeña dimensión es la ausencia de protocolos bien diseñados que permitan la correcta realización del cierre y compilación de los PT .

El carácter de prescripción legal que la nueva LAC ha conferido a la compilación, exige de una firme concienciación tanto de los responsables de los despacho y firmas como del resto del personal profesional, sobre la necesidad de cerrar los papeles en plazo.

Para ello se ha vigilar escrupulosamente la fecha del informe de auditoría que ha de coincidir obviamente con la de terminación de los procedimientos de auditoría. Adicionalmente, se ha de implantar mecanismos internos que permitan realizar el proceso de revisión de forma continua, es decir, mientras el trabajo de auditoría avanza.

Otra de las medidas a adoptar para compilar en plazo consiste en establecer procedimientos de revisión y supervisión de los PT que garanticen su adecuada confección, organización y archivo. Las nuevas tecnologías contribuyen sobremanera a mejorar la eficiencia en la ejecución y revisión de los trabajos de auditoría. Determinadas aplicaciones de auditoria como GESIA permiten conocer permanentemente el grado de avance de los trabajos.Grado de termimación

Por lo tanto, el cierre de las áreas ha de ser continuo y no concentrarlo en las fechas finales.

MODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN COMPILADA

El requerimiento 16 de la NIA-ES 230 establece que “cuando el auditor considere necesario modificar la documentación de auditoría existente o añadir nueva documentación de auditoría después de que se haya terminado la compilación del archivo final de auditoría, independientemente de la naturaleza de las modificaciones o incorporaciones, el auditor documentará:

 (a) los motivos específicos para hacerlas; y

(b) la fecha y las personas que las realizaron y revisaron”.

Las situaciones en las que puede estar justificado la modificación o ampliación de la documentación compilada, pueden ser muy variadas incluso podrían afectar al contenido del informe de auditoría [1].

El apartado A24  de la NIA-ES 260 pone como ejemplo de posible causa la necesidad de “modificar la documentación de auditoría existente o añadir nueva documentación de auditoría después de completarse la compilación del archivo es la necesidad de aclarar documentación de auditoría existente como consecuencia de comentarios recibidos durante las inspecciones de seguimiento realizadas por personal interno o terceros”.

Lo que está claro es que cualquier alteración ulterior de la documentación compilada ha de ser restrictiva y estar debidamente autorizada, para ello y como se ha comentado, los despachos y firmas de auditoría han de disponer de medidas que garanticen su integridad y custodia .

CONCLUSION

El requerimiento de compilar la documentación de auditoría dentro de los 60 días siguientes a la emisión del informe no es nuevo ya estaba contemplado en la norma de control de calidad y en la NIA-ES 230, lo novedoso es su ahora carácter legal cuyo incumplimiento supone una falta grave con sanciones económicas importantes que posiblemente no estarán cubiertas por la póliza de seguro.

Imagen compilarLa forma en que se cierren y compilen los papeles de trabajo han de constar expresamente en el manual de control de calidad, así como la confección de un registro de control en el que consten las fechas de compilación por cada encargo y el cumplimiento del plazo prescrito.

Para cumplir los plazos se ha implantar protocolos adecuado de confección y revisión continua de los papeles de trabajo de forma que facilite su cierre final. Es fundamental para la consecución de este precepto el concienciar a los miembros de los equipos de auditoria sobre su relevancia y la necesidad de organizar y revisar la documentación de forma continua.

Por último, resaltar que lo que distingue la compilación de un mero proceso de cierre y archivo de papeles es el carácter restrictivo en cuanto al acceso a los mismos a fin de salvaguardar su integridad y confidencialidad de forma que una vez compilados, no podrán ser modificados excepto en situaciones especiales que requerirán la adecuada autorización.

 

[1] En el caso de afectar al informe se atendrá a lo dispuesto en la NIA-ES 560 de Hechos Posteriores.

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