SOBRE EL ACCESO A LOS PAPELES DE TRABAJO DE OTROS AUDITORES

He recibido un correo electrónico de un compañero y amigo, socio de una firma de las llamadas de pequeña dimensión, con el siguiente texto:

Hola Esteban

 Me ha ocurrido un hecho, al parecer bastante común, sobre el que me gustaría conocer tu opinión.

 Este año, debido a la modificación de la norma de relación entre auditores, hemos tenido mucho movimiento de revisar a otros y también de ser revisados.

 Hace 15 días tuvimos la visita de nuestros colegas de una de las “4 Grandes” para revisar una sociedad participada por otra auditada por ellos y que consolida con la mía por puesta en equivalencia, y yo, ingenuo de mí, le planté un ordenador (bien “capado” sin puertos ni nada) con mi Gesia completito con todo el trabajo realizado para la auditoría del ejercicio correspondiente.

 Ayer, lo mismo pero a la inversa, fuimos a la misma “multi” para revisar una empresa y ¡sorpresa! no nos dejaron ver lo más importante, es decir, ni la planificación, ni los riesgos, ni la materialidad, ni los ajustes y reclasificaciones,  ni el memorándum final de trabajo, ni la revisión analítica …, es decir, prácticamente nada,  con lo cual sólo nos enseñaron el trabajo de revisión de facturas y poca cosa más.

 Montamos un cirio pascual por el agravio comparativo, a lo que respondieron diciendo que la política de la firma no permite que externos accedan a esa documentación, por motivos de “Know-how” y confidencialidad.

 En cualquier caso, con este asunto he estado pensando que esto va a ser habitual y que convendría que las Corporaciones tomaran cartas en el asunto y establecieran directrices claras de actuación.”

 

Antes de abordar el tema, debo indicar que mi experiencia personal sobre este tema, aunque bajo la anterior normativa, ha sido muy similar, por lo que entiendo y comparto su cabreo.

Vayamos por partes. La obligación de permitir el acceso a los papeles de trabajo del auditor saliente al entrante en los casos de cambio de auditores, ya se contemplaba en la norma de “relación entre auditores” (NTRA) del 2003, sustituida por la publicada por el ICAC con el mismo nombre el 27 de junio de 2011y en la que se incorporaron los requerimientos adicionales de la nueva Ley de Auditoría de Cuentas relativos a la nueva responsabilidad asumida por los auditores sobre la información de las empresas que forman parte de grupos consolidados consolidado así como de aquellas otras sobre las que la empresa auditada disponga de participación relevante.[1]

El cambio legislativo en el caso de la responsabilidad del auditor del consolidado viene establecido en el artículo 5.2. del Texto Refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas (TRLAC) por el que “El auditor de cuentas que realice la auditoría de las cuentas anuales consolidadas, o de otros estados financieros o documentos contables consolidados, asume la plena responsabilidad del informe de auditoría emitido, aun cuando la auditoría de las cuentas anuales de las sociedades participadas haya sido realizada por otros auditores”.

Respecto a la revisión de los papeles de trabajo de los otros auditores el artículo 5.3 del TRLAC dice: “Quien o quienes emitan la opinión sobre las cuentas anuales consolidadas, o sobre otros estados financieros o documentos contables consolidados, vendrán obligados a recabar la información necesaria, en su caso, a quienes hayan realizado la auditoría de cuentas de las entidades que formen parte del conjunto consolidable, que estarán obligados a suministrar cuanta información se les solicite”.

El artículo 5.4 del mismo TRLAC establece: “El auditor de cuentas que realice la auditoría de las cuentas anuales consolidadas, o de otros estados financieros o documentos contables consolidados, efectuará una revisión y evaluación del trabajo de auditoría realizado por otros auditores de cuentas o sociedades de auditoría, incluidos las de la Unión Europea y de terceros países, en relación con las auditorías de entidades que formen parte del conjunto consolidable. Dicha revisión y evaluación deberá documentarse en los papeles de trabajo”.

El Reglamento que desarrolla el TRLAC en su apartado 13.2. establece : “el auditor de cuentas de las cuentas anuales consolidadas deberá disponer de la documentación relativa a la revisión y evaluación del trabajo de auditoría realizado por otros auditores de cuentas en relación con las auditorías de entidades que formen parte del conjunto consolidable, con el contenido y detalle establecidos en las normas de auditoría”. Es más, el artículo 34.o. del TRLAC califica de falta grave “el incumplimiento de la obligación de permitir al auditor de cuentas o sociedad auditora sucesora, en el caso de sustitución del auditor de cuentas de la entidad auditada, o al auditor de cuentas o sociedad de auditoría del grupo, en el caso de auditoría de cuentas consolidadas, el acceso a la documentación relacionada con la entidad auditada o con las entidades consolidadas”.

Queda por tanto suficientemente acreditada la obligación del auditor del componente, y con independencia de su tamaño o su carácter multinacional, de facilitar cuanta documentación e información de la empresa por él auditada le sea requerida por el auditor del grupo consolidado del que forme parte.

En cuanto a qué documentación e información ha de aportar, el Reglamento no la concretiza si bien establece las líneas generales al indicar que “estará en función de las características y circunstancias del conjunto consolidable y de la importancia relativa de cada una de sus entidades integrantes, de conformidad con lo previsto a este respecto en las normas de auditoría. De cualquier forma la información y documentación solicitada al auditor del  “componente” ha de permitir al auditor de las cuentas consolidadas: “obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada de que el informe del auditor del componente es apropiado como evidencia de auditoría para sus objetivos en el contexto de su auditoría de la entidad, y normalmente, complementará dicha evidencia con la ejecución de forma directa de otros procedimientos destinados a poder concluir sobre aspectos como la valoración de la participación, la necesidad de deterioro de la misma, etc.” (apartado 40 de la NTARA).

 

Para definir los procedimientos a seguir, así como las distintas cautelas a tener en cuenta durante los procesos el acceso a papeles de trabajo de otros auditores, el Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España (ICJCEE) publicó el 15 de diciembre de 2011 una  excelente Guía de Actuación (Circualr E24/2011) cuya lectura recomiendo encarecidamente.

De acuerdo con todo lo anterior y centrando sobre la cuestión planteada por el compañero auditor, los aspectos a considerar serían los siguientes:

 

  1. Aparentemente no ha habido negativa al acceso a los papeles de trabajo por parte del auditor del componente. Si bien y como indico a continuación, los hechos y circunstancias bajo las que se llevó a cabo dicho acceso no se atiene al espíritu y finalidad contempladas en la legislación y normativa vigentes..
  2. El no facilitar información sobre planificación y programas de trabajo, dificulta e incluso impide al auditor de la empresa dominante el conocimiento sobre el alcance de los trabajos realizados, sobre si han sido adecuadamente considerados los riesgos de auditoría y si han sido aplicado los procedimientos de auditoría más adecuados para reducir o eliminar dichos riesgos.
  3. La falta de información sobre la Importancia Relativa asumida por el auditor del componente, conculca uno de los aspectos que de forma expresa cita la norma técnica en cuanto que el auditor del consolidado ha de conocer las cifras asumidas por el auditor del componente en la ejecución de su encargo.
  4. La no aportación de los ajustes y reclasificaciones propuestos, sobre todo de los no aceptados, impide que el auditor del consolidado identifique y valore los supuestos incumplimientos o limitaciones al alcance detectadas y no resueltas.
  5. La negativa a acceder a pruebas de carácter analítico deja al auditor del componente sin una visión adecuada de la evolución de las diferentes partidas y relevancia de los diferentes elementos de los estados financieros.
  6. El no acceso a los memorándums finales del trabajo así como los relativos al control interno y su evaluación, constituye en mi opinión un aspecto esencial que el auditor del consolidado debe de conocer y evaluar en relación con los estados financieros del componente.
  7. No considero que la negativa del auditor del componente a aportar la información y documentación mencionada en los puntos anteriores, se deba a que carece de ella ya que como cualquier otro auditor está obligada a tenerla máxime si se trata, como en este caso, de una firma multinacional cuyos sistemas y procedimientos de control de calidad internos, han de garantizar el estricto cumplimiento de la normativa vigente y en concreto la relativa a la preparación y conservación de la documentación de auditoría.
  8. La existencia de normas internas de la firma y el siempre peregrino y socorrido recurso del know-how, no puede servir en absoluto como justificación para incumplir una obligación regulada por ley y reglamentada por una norma específica de auditoría.
  9. La no obtención de la evidencia necesaria y suficiente puede suponer que el auditor del grupo concluya que el trabajo del auditor del componente es insuficiente, el auditor del grupo determinará los procedimientos adicionales a aplicar, y si deben ser aplicados por el auditor del componente o por el equipo del encargo del grupo (apartado 27 NTRA).
  10. 10.  Es más, el apartado 37 de la citada norma indica que caso de no poder depositar confianza en el trabajo del auditor del componente o no disponer del informe final con los resultados del trabajo realizado por éste y no fuera posible realizar procedimientos alternativos y el efecto de la falta de evidencia sea significativa deberá emitir una opinión con salvedades o denegar su opinión, según el grado de importancia que supusiera esta limitación al alcance de su auditoría.
  11. Por lo tanto y en base a lo anterior, si el auditor del grupo no queda satisfecho con las evidencias aportadas por el auditor del componente, bien porque no recibe la colaboración debida o porque el trabajo realizado por éste no ha sido adecuado, deberá obtener las evidencias por otros medios o, caso de no ser posible, contemplar su efecto en el informe de auditoría de acuerdo con la normativa de confección de informes.

En mi opinión y siempre de acuerdo con la regulación legal actualmente en vigor y la Guía de Actuación publicada por el ICJCE a finales de 2011 (Circular E24/2011) recomiendo tener en cuenta las siguientes consideraciones:

a)     Antes de la visita al domicilio del auditor del componente,  se ha de remitir un comunicado previo en el que además de identificarse como auditor del grupo, se describa de forma inequívoca el objetivo y la documentación e información objeto de revisión.

b)     Es importante remitir junto al comunicado anterior, un cuestionario con la relación de temas a consultar o comentar con el auditor del componente.

c)      Solicitar el nombre de la persona a la que elevar las cuestiones y dudas que pudieran surgir de la revisión de los papeles de trabajo.

d)     Solicitar y en su caso confirmar la fecha y hora para la revisión de la documentación una vez que ésta se encuentre disponible.

e)     Concluida la visita, se aconseja leer con detalle el formulario que el auditor del componente nos pueda requerir como declaración del acceso a sus papeles de trabajo, al objeto de incluir cualquier omisión o restricción que hayamos podido observar.

f)      Independientemente de lo anterior, caso de negativa total o parcial, a los papeles y documentación solicitada se debe remitir al auditor del componente un escrito haciendo constar tanto la información solicitada como y sobre todo la no aportada. Esta cautela viene motivada por la eventual necesidad de acreditar la limitación al alcance por este hecho.

g)     Se ha de comunicar al cliente las consecuencias de la falta de colaboración recibida por parte del auditor del componente que podría suponer, bien la necesidad de realizar trabajo adicional con el sobrecoste y retrasos que pudiera originar o la posible incidencia en el informe de auditoría del consolidado por limitación al alcance.

h)      En el caso que la importancia de la negativa al completo acceso a los papeles de trabajo por parte del auditor del componente fuera relevante, aconsejo dirigirse a la correspondiente corporación profesional para informar de los hechos y,  en cumplimiento de sus obligaciones, tomen las medias y acciones que sean necesarias.[2]

i)       Otro aspecto a considerar es la gratuidad de este tipo de colaboración. La legislación y normativa antes  citada no hacen mención alguna sobre si esta colaboración debe de ser remunerada. Entiendo que la puesta a disposición de la documentación de auditoría no debería suponer coste alguno adicional para el auditor que aporta la documentación, sin embargo en algunos casos puede requerírsele explicaciones adicionales o la presencia en el proceso de revisión y por tanto la incursión de unas horas que podrían ser significativas. Caso de pueda preverse este tipo de supuestos, sería conveniente que el auditor del componente lo ponga en conocimiento del otro auditor a fin de informar a su cliente o al empresa matriz de los costes adicionales en los que se pueda incurrir[3].

Espero que los comentarios anteriores sean de utilidad no sólo al compañero que me envió el correo solicitando mi opinión sino a los numerosos auditores que con toda seguridad se van a encontrar en situaciones similares. En este sentido confío en que las corporaciones profesionales dejen claro a todos sus miembros que la regulación a la que están sometidos los auditores, tanto legal como normativa, es de obligado cumplimiento para todos los auditores , sin distinción alguna y que nadie, bajo ningún extraño pretexto, puede dejar de cumplirlas.



[1] Respecto a la obligación de poner los papeles de trabajo a disposición del nuevo auditor en el caso de cambio de auditores, la nueva norma técnica no aporta cambios sustanciales respecto a la anterior norma del 2003

[2] No aconsejo, al menos esta es mi opinión personal, el elevar al ICAC denuncia sobre la negativa al acceso de información aludida. Considero que es la empresa o la corporación profesional quien debe asumir este tipo de responsabilidades.

[3] He conocido alguna firma que en su modelo de acceso a sus papeles de trabajo por parte de otros auditores, contempla la posible incursión de horas durante el proceso de revisión de los mismos, es más, al término de la visita se indica el detalle de dichas horas y su valoración. Tema éste sobre el que las corporaciones profesionales deberían pronunciarse.

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Showing 2 comments
  • Pedro Paute
    Responder

    buenas noches si invierto todo el dia en la transcripcion de ventas a los papeles de trabajo , como resultado de un mal entendido en los procedimientos de auditoria a aplicarse.¿Que seria mas adecuado destruir los papeles de trabajo o archivarlos con una explicacion de mal entendido?

    • Esteban
      Esteban
      Responder

      Si la documentación recabada y los papeles de trabajo elaborados en base a la misma no sirven como evidencia de auditoria, lamentablemente no sirven para nada, por lo que no debe incorporarse como documentación de auditoría. Unicamente, como forma de dejar constancia del trabajo realizado, señalar lo hecho y el malentendido que dio lugar a una prueba fallida y su sustitución por otra u otras pruebas con resultado favorable respecto a los objetivos previstos.
      Personalmente, cuando siendo joven me ocurría este tipo de situaciones, me sentía muy frustrado sobre todo cuando el malentendido provenía de unas incorrectas instrucciones de tu superior.
      Un saludo

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