MANUAL DE CALIDAD VS. MANUAL OPERATIVO

Durante las charlas en las que he participado sobre la puesta en marcha del Sistema de Control de Calidad Interno en despachos y firmas, y recientemente,  durante la presentación que he llevado a cabo de la aplicación audiQ, he observado cierta confusión en cuanto al contenido del manual de calidad que, en cumplimiento de la nueva norma NICC1 emitida por el ICAC el pasado 26 de octubre, todos los auditores han de disponer antes del 1 de enero de 2013.

El manual al que la citada norma hace referencia debe contener las políticas y los procedimientos tendentes a asegurar, de forma razonable, el cumplimiento de la normativa a la actividad de auditoría así como de la correcta emisión de los informes (NICC 11). La duda surge respecto al contenido del citado manual, es decir, qué áreas y aspectos han de estar recogidos en dicho manual.

En la segunda entrega (setiembre nº 235) de la serie de artículos publicada por la revista Partida Doble sobre la puesta en marcha de la NICC1 y en relación con este tema, señalaba:

“En algunas firmas es habitual distinguir entre manual de calidad y manual operativo. El primero hace referencia a aspectos generales como es el caso de la gestión de los recursos humanos tratada en el apartado anterior, mientras que lo relativo a la ejecución de los trabajos se contempla en el denominado manual operativo en donde constan no sólo los requerimientos de la NICC1, sino todos los recogidos en las normas éticas y de auditoría que el auditor ha de observar escrupulosamente en la realización de su trabajo.”

La norma internacional ISQC1 así como la equivalente NICC1, recogen requerimientos o puntos obligatorios a tener en cuenta por los auditores y que se relacionan en las diferentes secciones de las que consta y que constituyen los elementos sobre los que basa el sistema de control de calidad. Sin embargo y salvo el punto que menciono a continuación, no se hace mención alguna de los procedimientos y técnicas “de producción” que el auditor ha de aplicar en sus trabajos. Omisión que se debe al hecho de dar por sentado que todo auditor ya dispone, dentro de su organización, de una metodología propia recogida en un manual operativo interno donde se describen y relacionan las técnicas, los pasos y los modelos utilizados en la realización de sus trabajos.

Merece la pena detenerse en la lectura del requerimiento 32 de la norma que establece:

“La firma de auditoría establecerá políticas y procedimientos diseñados para proporcionarle una seguridad razonable de que los encargos se realizan de conformidad con las normas profesionales y con los requerimientos normativos aplicables, y de que la firma de auditoría o el socio del encargo emite informes que son adecuados a las circunstancias. Dichas políticas y procedimientos incluirán:

a)      Cuestiones relativas a la promoción de la consistencia en la calidad de la realización de los encargos (Ref: Apartados A32-A33)

b)      Responsabilidades de supervisión; y (Ref: Apartado 34)

c)      Responsabilidades de revisión. (Ref: Apartado A35)”

(el subrayado es mío)

La traducción no ha sido precisamente demasiado afortunada y ha de remitirse al material complementario y en concreto el apartado A32 para entenderlo:

“A través de sus políticas y procedimientos la firma de auditoría promueve la consistencia de la calidad en la realización de los encargos. Esto se logra, a menudo, mediante manuales escritos o electrónicos, herramientas informáticas u otras formas de documentación estandarizada y material de guía específico para sectores o materias objeto de análisis.”

Por si no estuviera suficientemente claro, en mismo apartado A32 indica en relación con dichos manuales:

“Las cuestiones tratadas pueden incluir:

  • El modo en que se informa a los equipos de los encargos sobre el encargo para que obtengan conocimiento de los objetivos de su trabajo.
  • Los procesos para el cumplimiento de las normas sobre encargos que sean aplicables.
  • Los procesos de supervisión de encargos, de formación de empleados y de tutorías.
  • Los métodos para la revisión del trabajo realizado, de los juicios significativos formulados y del tipo de informe que se emite.
  • Una documentación adecuada del trabajo realizado, así como del momento de realización y de la amplitud de la revisión.
  • Los procesos para mantener actualizadas todas las políticas y los procedimientos.”

Por lo tanto un sistema de control de calidad ha de contar no sólo con un manual con las políticas y procedimientos que conforman el sistema, sino que se ha de disponer de un manual operativo en el que se describa cómo hacer el trabajo, cómo verificar que ha sido bien hecho y cómo se documenta.

Hay otro aspecto de carácter práctico que justifica la existencia de este manual operativo que no es otra que la necesidad de describir los pasos y los formularios que el equipo de auditoría de la organización ha de llevar a observar durante la ejecución de los trabajos de auditoría. Dicho de otro modo, si la realización de los trabajos se ha de basar en el cumplimiento de determinadas normativas, éstas han de estar plasmadas y explicitadas en procedimientos escritos que sirvan de guía a los auditores responsables de su ejecución.

Por lo tanto los despachos y firmas de auditoría han de contar con un manual operativos, permanentemente actualizado en el que consten:

  • La normativa técnica de aplicación para la ejecución de los trabajos de auditoría.
  • Los procedimientos específicos que han de ser observados para cumplir dicha normativa.
  • Instrucciones técnicas en las que se describa determinados aspectos de detalle a considerar en el trabajo y que se considere necesario establecer.
  • El esquema de organización de papeles, contenido de los archivos, los programas de trabajo, los cuestionarios, las guías de revisión, los modelos a cumplimentar, las plantillas a utilizar y los máster de auditoría, generales y por sectores, formarán parte del manual operativo.
  • El manual operativo deberá contener aspectos relacionados sobre quién, cuándo y cómo se supervisa y revisa los encargos de auditoría.
  • Procedimientos tales como el correspondiente a la emisión de consultas técnicas (NICC 34) o el referido a la documentación de auditoría (NICC 45 a 47), han de estar desarrollados en este manual operativo.
  • También el procedimiento específico de “revisión de control de calidad del encargo o EQCR” (NICC 35 a 44) ha de estar desarrollado en este manual operativo.

En el Anexo 1 incluyo el esquema presentado en el artículo anteriormente citado  que puede servir de guía para la confección de un manual operativo.

Prácticamente todas las firmas y despachos de auditoría disponen de su propia metodología, sin embargo no todas la tienen sistematizada, actualizada y mucho menos organizada en un manual de consulta.[1]

Por lo tanto todo Sistema de Gestión y Control de Calidad (SGCC) en despachos y firmas de auditoría no sólo ha de contar con un manual en el que se describan la política de calidad, sus responsables y la organización sobre la que se basa (Manual de Calidad), las políticas y procedimientos de calidad (Manual de procedimientos de calidad), y un Manual Operativo donde se describa cómo se hace, cómo se revisa y cómo se documentan los trabajos de auditoría.

De forma gráfica los partes el Manual del SGCC sería el siguiente:

 

La necesidad de implantar el SGCC en los despachos antes del 1 de enero de 2013 constituye una magnífica oportunidad para que sus responsables doten a sus organizaciones no sólo de mecanismos que garanticen la calidad de los trabajos sino de aquellos otros que mejoren la práctica de la auditoría mediante adecuada práctica y una metodología bien diseñada que permita reducir los tiempos de ejecución sin menoscabo del rigor y profesional debidos.

 

 

ANEXO 1

SECCIONES SUBSECCIONES – DETALLE – PROCEDIMIENTOS- DESCRIPCIÓN
PLANIFICACIÓN –        Objetivos de auditoría. 

–        Asignación de personal al encargo.

–        Conocimiento del negocio y el sector en el que opera.

–        Documentación a preparar por el cliente (PPCs).

–        Cuestionario Global.

–        Revisión papeles auditores anteriores.

–        Análisis y evaluación de los riesgos auditoría.

–        Plan Global de auditoría (General).

–        Plan detallado por áreas (Programas de trabajo).

–        Planings de tiempos, fechas y personas.

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO –        Ciclo Tesorería y Gestión Financiera. 

–        Ciclo Compras de Bienes y Servicios.

–        Ciclo Producción y Existencias.

–        Ciclo Recursos Humanos.

–        Ciclo Comercialización y Ventas.

–        Ciclo Contabilidad e Informes Financieros.

–        Entornos informatizados.

–        Debilidades detectadas.

–        Informe de recomendaciones.

MUESTREO ESTADÍSTICO Y SELECCIÓN DE MUESTRAS –        Criterios para su utilización y áreas de aplicación. 

–        Herramienta informática utilizada.

–        Tipos de selección de muestras.

–        Valoración estadística de las pruebas realizadas.

CONFIRMACIONES DE TERCEROS –        Tipos de circularización. 

–        Procedimientos y Modelos a utilizar.

–        Sistemas de selección de elementos a circularizar.

–        Evaluación de los resultados obtenidos.

PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS / REVISIÓN ANALÍTICA –        Procedimientos de Revisión analítica. 

–        Análisis comparativo de los estados financieros.

–        Valoración como evidencias de auditoría.

RELACIONES CON ASESORES, AUDITORES Y EXPERTOS INDEPENDIENTES –        Con asesores y consultores externos. 

–        Con la auditoría interna.

–        Colaboración de expertos independientes.

–        Con otros auditores

SOLICITUD Y RESOLUCIÓN DE CONSULTAS TÉCNICAS –        Tipos de consulta. 

–        Procedimiento de formulación de consultas.

–        Aceptación de los resultados de las consultas.

–        Resolución de conflictos por no aceptación de los resultados de la consulta.

ERRORES, IRREGULARIDADES Y CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN APLICABLE –        Procedimientos de verificación. 

–        Verificación Prevención Riesgos Laborales, de Blanqueo Capitales y de Protección de Datos.

–        Cumplimiento de normativa y legislación aplicables.

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CONTABLE CLIENTE –        Procedimientos verificación saldos de apertura. 

–        Estimaciones contables utilizadas por el cliente.

–        Relación y verificación de la información contable aportada.

GRUPO, MULTIGRUPO Y ASOCIADAS –        Identificación de operaciones y entidades vinculadas. 

–        Transacciones entre empresas vinculadas.

–        Consolidación.

LECTURA ACTAS –        Procedimientos de verificación. 

–        Certificaciones a obtener de la empresa (Carta de Actas).

CONTINGENCIAS Y HECHOS POSTERIORES –        Revisión de hechos posteriores. 

–        Identificación y evaluación de contingencias

–        Examen de las provisiones.

–        Avales y garantías por responsabilidades.

–        Revisión de la Gestión Continuada.

MEMORIA Y CUENTAS ANUALES –        Revisión contenido de las cuentas anuales. 

–        Revisión de los aspectos formales de las cuentas anuales.

CONCLUSIONES E INFORME DE AUDITORÍA –        Cierre de puntos pendientes y por revisar. 

–        Ajustes y reclasificaciones (Afectación a la Importancia Relativa).

–        Cumplimentación de los objetivos de auditoría (Conclusiones áreas).

–        Incidencias con efecto en el informe de auditoría.

–        Carta de manifestaciones.

–        Conclusiones y comentarios finales auditoría a realizar por el socio del encargo.

–        Confección, revisión y emisión del informe de auditoría.

–        Puntos a considerar auditoría siguiente.

REVISIÓN DEL ENCARGO –        Cuestionarios de revisión por áreas. 

–        Identificación y resolución de los incumplimientos o deficiencias observadas en la revisión.

–        Revisión de calidad del encargo (ECQR).

DOCUMENTACIÓN Y CIERRE DEL TRABAJO –        Compilación final de los papeles de trabajo. 

–        Archivo y custodia de los papeles de trabajo.

–        Control de tiempos.

–        Evaluación desempeño encargo.

 


[1] Los que hemos trabajado en firmas de auditoría recordaremos, algunos con cierta nostalgia, nuestro primer día en ellas así la documentación que nos entregaron con la descripción y organización de la firma, su código de conducta y sobre todo los manuales sobre cómo realizar el trabajo.

 

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