SOBRE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD

Hace unos días un compañero auditor que está terminando de implantar el sistema de control de calidad interno (SCCI), me preguntaba acerca del contenido de la documentación de calidad a la que se refieren los requerimientos 57 a 59 de la NICC y cómo reflejarlo en su manual.

En relación con este tema, lo primero que se ha de tener claro es el concepto mismo de documentos de calidad, también denominados “registros de calidad” diferentes de los “formularios de calidad”; su finalidad no es otra que la de servir de evidencia del cumplimiento de las políticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad. Por el contrario, los formularios forman parte del manual de calidad, cuyos modelos y plantillas una vez completados, se convertirán en “registros o documentos de calidad”.

Pues bien, la firma o despacho de auditoria debe de disponer de una adecuada documentación conteniendo los registros de calidad para proporcionar evidencia del funcionamiento de cada elemento de su sistema de control de calidad (NICC 57).

Hay dos  tipos básicos de registros de calidad, los referidos a la ejecución de los encargos, que forman parte de lo que se denominan “papeles de trabajo” o documentación de auditoría, y los relacionados con los procedimientos de calidad. Son éstos últimos sobre los que se centraba la pregunta del compañero.

Ejemplos de registros de calidad

Con carácter enunciativo, no exhaustivo, los documentos que tendrían la consideración de registros de calidad (excluidos los relativos a la ejecución del encargo), serían los siguientes:

Gestión del manual de calidad Historial de cambios Conteniendo la relación de las modificaciones realizadas en el manual como consecuencia de nuevas normativas u otras causas.
Aprobación por la Dirección de procedimientos y formularios Documentación relativa a la aprobación de los documentos incorporados o modificados del sistema de calidad.
Comunicación del sistema Evidencia de la comunicación de la puesta en marcha del sistema o de las nuevas versiones con los cambios habidos.
Redes En el caso de disponer de redes y con independencia de su mención y descripción en la primera sección del manual, se debería disponerse de una relación pormenorizada de los miembros, grado de vinculación, direcciones, etc., que conforman la red.
Principios éticos Código ético Conteniendo los principios éticos a aplicar por la firma.
Relación de encargos y declaración anual de independencia. Con la relación de todos los encargos asumidos y la declaración firmada por todos los socios, ejercientes y no ejercientes relativa con la independencia debida.
Aceptación y continuidad de clientes Relación de los honorarios a percibir por trabajos y clientes en el ejercicio. Para verificar la relevancia de los honorarios a percibir por trabajo y cliente, por encargos de auditoria y de otros servicios.
Recursos humanos Plan de formación Programa de cursos y acciones formativas a acometer para todo el personal, incluido socios.
Acciones formativas Lista de actuaciones concretas realizadas por persona llevadas a cabo por la firma.
Evaluación del desempeño Evidencia de la realización de las entrevistas y documentación con el contenido y conclusiones de las entrevistas.
Perfiles Para cada categoría o clasificación profesional se deberá definir la titulación, conocimientos y experiencia exigida.[1]
Acreditaciones Los documentos que acrediten la titulación académica y capacitación, acorde con los perfiles establecidos, de cada miembro del personal profesional de la firma.
Ejecución de los encargos Como se ha comentado, la documentación relacionada con la ejecución de los encargos, incluida la de revisión de calidad de los encargos (EQCR) se aborda en los requerimientos 42,45,46 y 47.
Consultas técnicas Relación de consultas realizadas (NICC A39)
Revisión de calidad de los encargos (EQCR) Encargos objeto de revisión con mención del nombre del revisor y de las incidencias habidas en el proceso.
Encargos objeto de rotación Relación nominativa y por socio de los encargos a rotar con mención del ejercicio en el que se ha producir el cambio.
Acceso papeles de trabajo por parte de terceros Relación de las solicitudes de acceso a papeles de trabajo por terceros, autorizaciones y declaraciones de confidencialidad.
Destrucción de documentación Relación debidamente aprobada conteniendo la documentación objeto de destrucción.
Seguimiento Esta es la sección que más elementos requieren ser considerados en la documentación de calidad.
Indicadores Relación de los indicadores previstos en el sistema de control de calidad, por ejemplo el número de días por encargo y medio incurrido en la compilación final de la documentación de los encargos.
Plan de seguimiento anual Plan detallado con las áreas a revisar y el numero de encargos/socios a inspeccionar. Mención del responsable o responsables del seguimiento anual.
Quejas, reclamaciones y denuncias. Relación con mención de la respuesta (resolución) a las mismas (NICC59).
Informe de seguimiento interno. Informe conteniendo los resultados del seguimiento realizado en cada ejercicio emitido por el revisor conteniendo el trabajo realizado y las conclusiones alcanzadas.
No conformidades Relación de los incumplimientos, deficiencias omisiones observadas, tanto internas como por revisiones externas.
Acciones correctivas y preventivas Medidas de mejora, corrección y prevención diseñadas para mitigar o eliminar las deficiencias identificadas en los procesos de seguimiento o provenientes de inspecciones externas.
Inspecciones externas Conteniendo toda la documentación relacionada con las inspecciones realizadas por el ICAC (comunicaciones, diligencias, informe, requerimientos de mejora y recomendaciones).
Seguridad Medidas de seguridad –     Relación de personas con acceso autorizado al despacho (control llave).-     Relación de claves de acceso y passwords asignadas.-     Relación de direcciones de correo y claves por persona.

 

Sobre dónde y quién debe archivar la documentación de calidad.

La NICC, obviamente, no entra en estos detalles dejando su concreción al juicio o criterio del responsable del sistema, dependiendo de diversos factores relacionados tales como la dimensión de la firma o la naturaleza/complejidad de las actividades de la misma (A73).

El hecho de estar centralizada y controlada por el responsable de calidad o por el contrario, se encuentre en los archivos de los diferentes responsables, es una cuestión irrelevante. Lo importante es que cuando se requiera la presentación de evidencias de calidad, por ejemplo por los revisores del ICAC al solicitar los registros de calidad, se sepa dónde se encuentran y quién es el responsable de su conservación y archivo.

En cuanto al tiempo de conservación de la documentación de calidad.

Tampoco la NICC lo establece, dejando su comunicación al albur del auditor y de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. El período mínimo sugerido es de tres años, aunque por experiencia de otros compañeros, sobre todo en temas relacionados con inspecciones técnicas de calidad y muy especialmente en el caso de reclamaciones que hayan derivado en procedimientos judiciales, los plazos de conservación de la documentación deberían adecuarse a cada circunstancia.



[1] En algunos sistemas de calidad, la definición de perfiles se incluye en el propio manual, lo cual puede ser una opción perfectamente válida, no obstante considero que es más adecuado describir el formulario e información a rellenar en el manual, de forma que los perfiles concretos se realicen como documentación de calidad, ello permite a su vez, adaptar o incluso ampliar los perfiles cuando se requiera, sin necesidad de modificar el manual.

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