EL NUEVO CONCEPTO DE DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA EN EL REGLAMENTO QUE VIENE (I)

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San Jerónimo en su estudio (S XVI) Catedral de Burgos

Muchas y complejas modificaciones van a complicar el quehacer de los auditores cuando, dentro de muy poco, se publique el nuevo Reglamento de auditoría que desarrollará la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas (LAC). Algunas de sus disposiciones y de las que más quebraderos de cabeza va a provocar, se refieren a la organización interna de las firmas y en concreto a cómo gestionar y completar la documentación de auditoría –los antiguos papeles de trabajo– que ya tuvo un primer impacto con la aparición de la NCCI (45-46) de control de calidad, que se completó con la puesta en marcha de su correspondiente norma técnica (NIA-ES 230) y sobre todo con el artículo 29.2 de la LAC [1].

En relación con la documentación, el nuevo reglamento incorpora un nuevo concepto denominado ARCHIVO ELECTRONICO DE AUDITORIA. Término que aparece en varios apartados del texto reglamentario

¿Qué es el archivo electrónico de auditoría?

archivoCon independencia de su definitiva redacción, el borrador del reglamento en su artículo 65, al desarrollar el artículo 29.2 de la LAC citado establece:

Toda la referida documentación, con independencia de su formato, formará parte de dicho archivo. A estos efectos, con independencia de la posible existencia de documentación en formato papel, el archivo de auditoría deberá compilarse en formato electrónico e integrar toda la documentación en su formato original en el caso de los ficheros informáticos, así como los documentos, en su caso, en formato papel escaneados.

Analicemos su contenido:

  1. Concepto de integridad. Es decir, este archivo contendrá TODA, la documentación relativa a la ejecución del encargo de auditoría, sea cual fuere su formato. Lo cual quiere decir que todos los papeles de trabajo han de estar digitalizados en su formato original, lo que significa que, a partir de la fecha de entrada en vigor del nuevo reglamento, todos los documentos, incluidos los de formato papel, que formen parte de la documentación del encargo, deberán estar digitalizados (escaneados) incluidos aquellos que, como indico más adelante, formen parte del Archivo Permanente.
  2. En su formato original. Ello significa que no será válido los listados en PDF obtenidos de hojas de cálculo o de otros programas, sino que deberá conservarse el fichero en Excel, Word o la aplicación informática que se utilice. Este requerimiento puede generar problemas de orden práctico cuando se utilicen programas específicos de auditoría.
  3. La documentación del archivo permanente a incorporar en este archivo electrónico de auditoría será aquella que constituya soporte o evidencia de las conclusiones, comentarios o resultados de la auditoría corriente, siendo válidos resúmenes sobre contratos, actas o cualquier otro tipo de documento que formando parte del archivo permanente haga referencia a saldos, transacciones o información revelada en la memoria relativos al ejercicio auditado.

Contenido del archivo electrónico.

Como se ha indicado, contendrá toda la documentación de auditoría y por si quedara alguna duda, el reglamento añade: “La documentación del trabajo de auditoría realizado será la que conste en el archivo electrónico del trabajo. No podrá considerarse que constituya evidencia del trabajo de auditoría realizado documentación no incluida en el citado archivo del trabajo de auditoría”. Lo cual se incardina con el concepto de integridad comentada anteriormente en cuanto que la documentación de auditoría ha de contener de forma inequívoca todo aquella que constituya evidencias relacionadas con la ejecución del encargo y que permita soportar y respaldar el contenido de nuestro informe de auditoría.

El artículo 65 del borrador de reglamento establece la información a incluir en la documentación o “archivo electrónico de auditoría” de conformidad con la normativa y regulación aplicable. La novedad se centra en la obligación de incluir en los archivos de cada encargo “la información relativa al detalle de las horas incurridas por categoría profesional y área en la realización del trabajo de auditoría de cuentas”, requerimiento que no consta en las NIA ni en la norma de calidad [2].

Procedimientos de confección de los archivos electrónicos.

gestion-documental-300x253El reglamento al tratar el artículo 28 de la LAC sobre la organización Interna de los auditores, establece que el auditor ha de disponer de procedimientos para su elaboración y mantenimiento y que permitan dejar evidencia para cada trabajo de:

  1. que se han alcanzado los objetivos generales del auditor,
  2. que el encargo se planificó y ejecutó conforme a NIAs y demás regulación aplicable y,
  3. quien es el responsable de garantizar la integridad del archivo electrónico a medida que se desarrolla el trabajo, y una vez compilado, de su acceso y recuperación.

Ello conllevará obviamente cambios en los manuales de calidad en los que, entre otros, se deberá incluir estos nuevos requerimientos.

Medidas de seguridad informática.

El reglamento concede una atención muy especial a las medidas que los auditores han de adoptar para asegurar la integridad, acceso y conservación de los papeles de trabajo en formato electrónico.

La obligación de hacer copias de seguridad lo antes posible, deja de ser una medida de seguridad para convertirse en un requisito legal vía reglamento. Aunque no dice cuántas copias, tiempo al tiempo, sí menciona que han de realizarse inmediatamente después de cerrar (compilar) la documentación.

Lo que sí está claro es la necesidad de que todos los auditores, con independencia de su tamaño, adopten las medidas de seguridad necesarias, acordes con lo dispuesto en la NCCI A58, “para preservar la confidencialidad, la custodia segura, la integridad, la accesibilidad y la recuperación de la documentación”; medidas que deberán estar en consonancia con la dimensión y demás circunstancias de cada despacho o firma de auditoría.

En cuanto a la documentación en formato papel, con independencia de la necesidad de estar disponible en formato digital, “no podrá desplazarse fuera del lugar de archivo físico o de las dependencias del auditor de cuentas o de la sociedad de auditoría documentación original en formato papel, salvo requerimiento legal”.

El reglamento y la nube.

Al algunos compañeros me han preguntado. ¿qué pasa con la nube? Es bien sabido que muchos auditores trabajan con la información en la nube, bien en sistemas como Dropbox ­–sin entrar en cuestiones de seguridad­­– o en otras plataformas tanto públicas como privadas y que permiten trabajar vía Internet con la información y documentación de un encargo. La dinámica de la auditoría se encamina cada vez más hacia el uso de estos sistemas.

El reglamento no hace mención expresa a la nube, únicamente al tratar la protección de datos de carácter personal, indica: “…cuando se externalicen los servicios de conservación y custodia de la documentación deberá darse cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999.”.

Considero adecuado que el reglamento, a diferencia de otras cuestiones relacionadas con la seguridad informática, no entre a regular temas complejos sujetos a rápidos y profundos cambios tecnológicos.

 

Algunas otras consideraciones relacionadas con la documentación en formato electrónico.

La nueva regulación va a generar dudas respecto al alcance y aplicación práctica de muchas de las nuevas disposiciones reglamentarias entre las que cabe destacar, no con carácter exhaustivo, las siguientes:

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  1. ¿Los correos electrónicos intercambiados entre el auditor se han de considerar como documentación de auditoría?, ¿se han de archivar todos o sólo los relevantes?, ¿quién y en base a qué criterios se ha de considerar un Email como relevante?
  2. ¿Se han de conservar los correos electrónicos en su formato original o en PDF? ¿Qué pasa si cambio de navegador y los correos antiguos no los puedo leer con el nuevo?
  3. En cuanto a la documentación confeccionada con aplicaciones informáticas de auditoría especializadas, ¿qué pasa si se cambia de sistema y al cabo de varios años no es posible recuperar la información al cancelar la licencia con el anterior proveedor?
  4. La obligación de digitalizar toda la documentación va a requerir una mayor capacidad de almacenamiento en los servidores de los despachos y firmas, lo que conllevará equipos más potentes y sistemas de copias de seguridad más complejos.
  5. Los nuevos requerimientos obligarán a los auditores a establecer protocolos para el escaneo de la documentación y sobre todo para la selección de los documentos, tanto en papel como en formato electrónico, que deberán formar parte del archivo del encargo.
  6. El archivo electrónico no es un concepto aplicable únicamente al cierre y compilación de la documentación, una vez terminado el trabajo, si no que se ha ir completando como un todo a lo largo del proceso de auditoría.
  7. Muchos auditores disponemos de documentación de carácter permanente en formato papel que, consecuencia de la nueva regulación, deberemos escanear a fin de que forme parte del archivo electrónico. Información que engrosará año tras año los correspondientes archivos de cada ejercicio.

Consideraciones para auditores de entidades pequeñas.

Uno de los artículos hace referencia a los procedimientos simplificados que podrán aplicar los auditores, no de pequeña dimensión, si no aquellos que realicen trabajos de entidades pequeñas entendidas como tales las que define la LAC 3.9 [3].

Según el texto del borrador: “La organización interna y sus procedimientos administrativos, así como la documentación justificativa, serán proporcionados a la dimensión y estructura organizativa del auditor o sociedad de auditoría”. Redacción que por su inconcreción no ayuda para determinar el grado de simplificación a adoptar. La remisión que el reglamento a las disposiciones de la norma de calidad NCCI, tampoco aporta nada nuevo.

09-06-14-12-44-07La indicación de que: “Las políticas y los procedimientos de documentación y de comunicación en estos auditores de cuentas y sociedades de auditoría podrán ser menos formales y exhaustivos o más simplificados que en las sociedades de auditoría de mayor dimensión. El alcance y grado de dicha formalidad y extensión guardarán proporcionalidad y adecuación con la dimensión y estructura organizativa de aquellos auditores”, tampoco aporta líneas de actuación que permitan saber hasta qué nivel de simplificación podrá llevarse a cabo.

Las dudas se intensifican cuando al final del articulo referido a los trabajos de entidades de pequeña dimensión, se indica: “La menor formalidad permitida no eximirá de la obligación de dejar constancia de las evaluaciones realizadas y de los resultados obtenidos”.

En definitiva, de cara a los despachos y firmas de pequeña dimensión que realicen este tipo de trabajos seguimos estando sujetos a las interpretaciones que el ente regulador haga respecto a la aplicación del marco legal y normativo aplicable.

Comentarios finales.

Si ninguna duda, las nuevas disposiciones van a provocar cambios importantes en el funcionamiento de muchos despachos y firmas, que tendrán, una vez más, un especial impacto en los de pequeña dimensión.

Queda un tema por abordar, el de la COMPILACIÓN de la documentación de auditoría que, dada su complejidad, lo dejo para una segunda y posterior entrega.

 

Esteban Uyarra Encalado

 

Abril 2018

 

 

 

 

 

 

[1] En este artículo se confiere carácter de requisito legal, la compilación (cierre) de la documentación de auditoría en un plazo no superior a los sesenta días, contados desde la emisión del informe de auditoría.

[2] En un post posterior, abordaré el tema del control de los tiempos en el nuevo reglamento.

[3] Según el art. 3.9 por entidades pequeñas se entiende: “entidades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: a) total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros, b) el importe total de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros y, c) el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

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