EL SEGUIMIENTO DE CALIDAD EN LA NUEVA REGULACIÓN REGLAMENTARIA

Burgos Febrero 2018

Burgos Febrero 2018

El seguimiento del Sistema de Control de Calidad Interno (SCCI) en los despachos y firmas de auditoría ha sido tratado en diferentes artículos de este blog, así como sobre la nueva consideración de requerimiento legal otorgada por el artículo 28 de la actual Ley de Auditoría de Cuentas (LAC). Su incumplimiento está tipificado (art. 73 l) como infracción de carácter grave, sancionable para los auditores individuales con multas que van de los 6.001 a los 18.000 euros y para firmas, con el 3 % de su facturación en auditoría, no siendo en ningún caso inferior a los 12.000 euros (LAC 75.2 y 76.3). Sanciones que muy posiblemente no estarán cubiertas por la póliza de responsabilidad civil suscrita por los auditores.

De acuerdo con el citado artículo, “el auditor de cuentas y las sociedades de auditoría deberán realizar una evaluación anual del sistema de control de calidad interno. El auditor de cuentas y la sociedad de auditoría mantendrán registros de las conclusiones de dicha evaluación y de las medidas propuestas, en su caso, para modificar el sistema sometido a evaluación”.

La Ley no entra en mayores detalles dejando dicha labor al reglamento, cuyo borrador actualmente en discusión y pendiente de publicación, matiza de forma muy detallada aspectos algunos de ellos no contemplados en la norma de calidad (NCCI) ni en la NIA-ES 220 [1].

Vaya por delante, antes de abordar las novedades y los nuevos requerimientos, mi sorpresa por lo prolijo y detallado del desarrollo reglamentario sobre el control de calidad de los auditores y en concreto sobre su seguimiento. Novedades que abordo en este post y que, como he indicado están pendientes de publicación.

 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL SEGUIMIENTO

2-Asegurar-la-calidad-versus-controlar-la-calidad_opción-1Aunque el objetivo del seguimiento de calidad en despachos y firmas de auditoría ya estaba suficientemente definido en la NCCI y en la LAC, el borrador del reglamento lo matiza y amplía al señalar:

En la evaluación anual, el auditor de cuentas y las sociedades de auditoría realizarán el seguimiento del sistema de control de calidad interno al objeto de evaluar el cumplimiento de la normativa reguladora de la actividad de auditoría, verificar que ha sido adecuadamente diseñado e implantado eficazmente y que se han aplicado correctamente las políticas y los procedimientos del auditor o sociedad de auditoría al efecto”.

En cuanto a su alcance el borrador mantiene los dos componentes a revisar: a) el relativo al sistema de calidad propiamente dicho y b) su aplicación práctica en la ejecución de los encargos.  Por lo tanto, el proceso de seguimiento abordará tanto la adecuación y cumplimiento de las políticas y procedimientos de control de calidad interno, como su aplicación en el desarrollo y ejecución de los trabajos de auditoría.

Un aspecto a considerar en los seguimientos de calidad posteriores a la publicación de la LAC, que se complicarán con el nuevo reglamento, es el mayor alcance de los aspectos a revisar en cuanto que deberán abordar lo establecido en el artículo 28 de organización interna y el 29 de organización del trabajo. En consecuencia, el revisor de calidad deberá extender sus pruebas sobre otros aspectos tales como la adecuación del diseño, implantación y correcto funcionamiento de los nuevos requerimientos de carácter administrativos, de control interno y de detección de riesgos (LAC 28), así como sobre el contenido, salvaguardas y compilación de la documentación de auditoría (LAC 29).

INDEPENDENCIA Y HOMOLOGACIÓN DEL RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO

El borrador del reglamento, al desarrollar la organización del SCCI, establece que el responsable del seguimiento de calidad ha de ser independiente, para lo cual en ningún caso deberá depender orgánicamente de las personas que intervengan en los elementos del SCCI y en concreto, los de principios éticos, aceptación y continuidad de encargos, recursos humanos o ejecución.

d-man-quality-check-mark-illustration-standing-tick-human-person-character-white-people-48852942Esta restricción puede crear problemas en determinadas organizaciones donde el responsable del seguimiento es un auditor que participa en la realización de trabajos y que depende del socio encargado de la práctica profesional. Situación que el borrador de reglamento contempla cuando indica: “En el caso de que las personas que intervienen en la función de seguimiento realicen otras actividades deberán establecerse procedimientos eficaces, documentados, para evitar un conflicto de intereses para el ejercicio de la función de seguimiento” que, aparentemente entra en contradicción cuando, al tratar el tema del seguimiento, establece que su responsable, “no podrá ejercer ninguna otra responsabilidad operativa”.

Uno, entre otros muchos, de los aspectos del borrador que me ha llamado la atención y que en algunas firmas va a suponer un problema, se refiere a los requisitos de homologación de los responsables del seguimiento. Según la NCCI A48: “los responsables de los seguimientos internos deberán contar con la experiencia, autoridad e independencia suficientes. La gestión y realización del proceso de seguimiento deberá ser realizada por uno o varios socios u otras personas que dispongan de experiencia y autoridad suficiente y adecuada”. Ello suponía que para realizar la función de seguimiento, a diferencia de lo que ocurre con los EQCR[2], no era necesario ser auditor oficial de cuentas (ROAC) en ejercicio.

El borrador de reglamento establece por el contrario que: “será un auditor de cuentas inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas como auditor ejerciente”, es más, como se ha mencionado antes, “no podrá ejercer ninguna otra responsabilidad operativa”, lo cual, aparte de no dejar claro el alcance de esta restricción, provocará problemas en muchas firmas en las que la responsabilidad del seguimiento la asumen socios o auditores de cuentas que realizan otras funciones y tareas dentro de la organización o de la red de auditores.

NOVEDADES EN CUANTO AL ALCANCE DE LOS SEGUIMIENTOS (EL PLAN CICLICO)

ISO 9001. Seal and imprint

Según indica la NCCI A66: “Las políticas y los procedimientos relativos a los ciclos de inspección pueden, por ejemplo, establecer un ciclo que cubra tres años”. Tema éste que en un principio no estaba nada claro pero que, por asimilación con la práctica seguida por las firmas certificadoras de las normas ISO, se interpretó de forma que, durante un ciclo de tres años, todos los socios o auditores con capacidad para firmar informes, deberían ser inspeccionados y que todos los elementos que conforman el sistema de control de calidad interno, deberían ser revisados en su totalidad en dicho periodo; lo que significaba que no todos los procedimientos de control de calidad contenidos en los diferentes elementos del SCCI serían revisables cada año, sino que lo serían en un periodo de tres años.

Esta interpretación consta en el Memento Práctico de Auditoría publicado por la editorial Lefrebve y la colaboración con el Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España (enero 2017) y en el que tuve el privilegio de participar, se hacía referencia en el apartado 3143 al Plan cíclico, no superior a tres años (NCCI apto A66) de forma que en dicho período se revisen todos los elementos del SCCI así como se inspeccione al menos un encargo firmado por cada auditor de cuentas responsable de la emisión de informes[3].

Por razones que desconozco el ICAC, al referirse en sus informes de revisión a la práctica seguida por algunas firmas de cubrir en tres años la revisión de los elementos del SCCI, la calificó como no ajustada a la NCCI al “no considerar la revisión continua e íntegra de las políticas y procedimientos de cada uno de los elementos del sistema de control de calidad”, interpretación que afortunadamente se corregirá y matizará en el nuevo reglamento.

Efectivamente el regulador contempla en el borrador lo siguente: “En la medida en que el responsable de seguimiento obtenga evidencia de que no se han producido cambios significativos en las políticas y procedimientos implementados en los distintos elementos del sistema de control de calidad interno respecto al ejercicio anterior, el responsable del seguimiento podrá probar el correcto funcionamiento de los mismos durante tres ejercicios consecutivos, alternando su contenido de forma que no se prueben en un solo periodo de seguimiento todas las políticas y procedimientos de cada uno de los elementos del sistema de control de calidad” .

Obviamente, como ocurren en las certificaciones ISO, si “durante los tres ejercicios se produjeran cambios en las políticas y procedimientos de alguno de los elementos del sistema de control de calidad interno, se deberá evaluar de nuevo el diseño y funcionamiento efectivo de las políticas y procedimientos de los elementos modificados”.

Esta aclaración relativa al plan cíclico da sentido a este documento en cuanto que, además de determinar los socios a inspeccionar en el periodo, contendrá los elementos del SCCI a revisar, bien entendido que dicho plan podrá ser modificado cuando concurran concurrir circunstancias o situaciones sobrevenidas que lo justifiquen, cambio que obviamente deberá estar adecuadamente documentado.

OTRAS NOVEDADES

3d-clipart-checklist-7Como se ha comentado al inicio de este post, el regulador mediante el desarrollo reglamentario de la LAC, desarrolla, amplía y convierte en exigencia legal, aspectos contemplados de una forma u otra en la NCCI, como los siguientes:

  1. La necesidad de acreditar documentalmente los criterios utilizados para la selección de las muestras, las verificaciones realizadas y la justificación de las conclusiones alcanzadas.
  2. La obligación por parte del revisor de verificar que las deficiencias identificadas y emitidas en el ejercicio anterior fueron subsanadas de forma efectiva.
  3. En el caso de firmas de auditoría, la selección se realizará teniendo en cuenta que se evalúen encargos de todos los socios u otro personal designado para firmar informes al menos una vez cada tres años.
  4. La frecuencia de los tres años puede minorarse si las circunstancias lo aconsejan.
  5. El revisor verificará la existencia de quejas y reclamaciones que deberán constar en el registro que a tal efecto está previsto en el artículo 29.3.d) de la LAC.
  6. El revisor deberá dejar evidencia documental de que la población de encargos sobre la que realizar la selección del o de los encargos objeto de inspección, es completa, lo cual significa que deberá recabar y conservar el registro de auditorías asumidas o bien de los modelos 02/03 remitidos al ICAC, dependiendo del periodo temporal objeto de seguimiento.
  7. Los auditores de cuentas y sociedades de auditoría deberán realizar, al menos cada tres años, una evaluación del funcionamiento del elemento de seguimiento objetiva y libre de conflicto de intereses. Lo cual significa que, transcurridos tres años, se verificará que el proceso de seguimiento ha sido adecuado y que no existen elementos que lo amenacen o lo perjudiquen.

PUESTA EN MARCHA

El borrador no indica nada respecto a la fecha de puesta en marcha de los nuevos requerimientos relacionados con el seguimiento de calidad, lo lógico sería dar una moratoria, similar al que se concedió tras la publicación de la norma de calidad, de uno o dos años de plazo para instaurar los cambios reglamentarios.

CONCLUSIONES

  1. Tras la publicación de la LAC, el seguimiento anual de calidad es una exigencia legal en los términos establecidos en su artículo 28 relativo a la Organización interna de los auditores. Su incumplimiento está tipificado como falta grave.
  2. La homologación de los responsables del seguimiento, así como su independencia, puede provocar problemas en muchas firmas, sobre todo medianas y grandes por lo que preveo que el texto del borrador del reglamento será revisado.
  3. Importante novedad respecto al alcance y contenido del plan trianual, de forma que la revisión de los elementos del SCCI pueda realizarse durante un período de tres años.
  4. Relevancia concedida por el regulador a la necesidad de documentar adecuadamente el proceso, incluyendo la obligación de comunicar los resultados del seguimiento al responsable último de calidad.
  5. El seguimiento de calidad abordará también los aspectos relacionados con las denuncias, quejas y reclamaciones, así como la verificación del desarrollo del artículo 28 de la LAC en cuanto la adecuada implantación y funcionamiento de los procedimientos administrativos y de gestión que figuran en el artículo 28 y en su posterior desarrollo reglamentario.
  6. La LAC y el futuro reglamento conceden una especial relevancia al proceso de seguimiento del SCCI de los auditores quienes deberán implementar las medidas y procedimientos que permitan el adecuado cumplimiento de este, ahora, requisito legal.

 

Esteban Uyarra Encalado

Febrero 2018

 

[1] NIA-ES 220 “Control de calidad de la auditoria de estados financieros”.

[2] Revisión de calidad del encargo o revisión de segundo socio.

[3] En apartados siguientes, 3144 a 3147, se describen con detalle el contenido y factores a tener en cuenta en su preparación y ejecución.

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