INICIO DE LA CAMPAÑA DE SEGUIMIENTO DE CONTROL DE CALIDAD. ENVÍO DE CARTAS Y PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A REMITIR AL ICAC.

 

 

En busca del arca perdida

Como adelanté la pasada semana en este blog sobre el Nuevo Convenio de Control de calidad 2014, “una vez firmado durante la primera quincena de junio, se iniciarían las actuaciones de control a través del envío por parte del ICAC de comunicaciones a todos aquellos auditores y firmas que fueron revisados durante los ejercicios 2010 y 2011”.

Efectivamente, días más tarde, concretamente el viernes día 6 de junio se recibió de forma masiva el escrito remitido por el ICAC (ver PDF) informando del inicio de la actuación de control de calidad para comprobar que se han implementado, de forma adecuada, los requerimientos de mejora resultantes del último control de calidad.

Muchos compañeros y amigos me comunicaron la recepción de la carta, formulándome una serie de cuestiones y dudas sobre el contenido del escrito, a las que contesté dentro de las obvias limitaciones de falta de información. No obstante, como quiera que se trata de un tema que preocupa sobremanera a muchos auditores y responsables de firmas, pretendo, dentro de las limitaciones citadas, aclarar o al menos dar mi modesta opinión sobre determinados aspectos y requerimientos contenidos en el escrito del ICAC.

 

1. ACTUACIÓN DENTRO DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN. El proceso de seguimiento se incardina dentro del convenio suscrito para la realización de las actuaciones de control externo de calidad. A tales efectos, será la corporación a la que se pertenezca la que comunique la fecha de la primera visita y la identificación del equipo de revisión asignado.

 

Por lo tanto, el proceso consta de los siguientes pasos:

proceso

 

2. ALCANCE DE LAS ACTUACIONES. Según se indica de forma expresa en el escrito, La actuación de control de calidad se realizará, conforme a lo siguiente:“En el curso de la actuación, se revisarán los aspectos de los elementos del sistema de control de calidad, respecto de los que el ICAC realizó requerimientos de mejora en el informe de control de calidad emitido.”

Consecuentemente, el objetivo no es otro que “verificar que el auditor o la firma de auditoría han implementado de forma adecuada los requerimientos de mejora resultantes de controles de calidad efectuados en los ejercicios 2010 y 2011”.

No puedo precisar si, a la vista de toda la amplia documentación solicitada de los encargos seleccionados, pudieran identificarse incumplimientos significativos de las normas técnicas que justifique la ampliación del alcance de las actuaciones de revisión o de la apertura de un proceso de inspección técnica. Todo parece indicar que la presente campaña va a circunscribirse a la comprobación del cumplimiento de los requerimientos de mejora propuestos, tal y como se ha indicado anteriormente.

Otro aspecto a tener en cuenta es el hecho de que las revisiones del 2010 se hicieron cuando ni siquiera se había publicado el borrador de la norma de calidad NICC1, y las del 2011, cuando estaba pendiente de publicación la norma definitiva. Por tanto, muchos requerimientos de mejora recogidos en los informes de revisión emitidos por el ICAC eran tan amplios y genéricos que abarcan un extenso abanico de aspectos de control a verificar.

Una cuestión que me ha sido planteada es si el enfoque de las actuaciones va a ir dirigido a los sistemas de control de calidad o sobre aspectos de cumplimiento de normas técnicas. La respuesta es que abordarán ambos aspectos como si de un seguimiento de control de calidad interno se tratara, pero siempre bajo la perspectiva y guion de los requerimientos de mejora objeto de examen y verificación.

Es conveniente recordar que tanto los revisados en el 2010  como en el 2011, fueron requeridos para que al cabo de un año de recibir el informe del ICAC con los requerimientos de mejora, comunicaran las acciones adoptadas para su implantación, los cuales serán objeto de especial atención por parte del equipo revisor.

 

3. TRABAJOS (ENCARGOS) OBJETO DE INSPECCIÓN. A diferencia de otras campañas en ésta se solicitan no más de dos encargos.

Los trabajos han sido extraídos de la información que consta en los modelos 02 o 03, presentada el pasado mes de octubre de 2013,  referida a las auditorías realizadas sobre el ejercicio 2012. Con independencia de que a la fecha pudieran haberse emitido informes sobre el 2013, la documentación a remitir al ICAC se ha de referir a la  expresamente solicitada.

 

4. PLAZO DE ENVÍO DE LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA. Tal y como figura en la carta, “deberá/n remitir al ICAC, en un plazo de 10 días hábiles, la totalidad de los papeles de trabajo correspondientes a las auditorías mencionadas en el párrafo anterior”.

El plazo queda fijado en 10 días hábiles a contar desde la fecha de recepción, no la que consta en la carta, 30 de mayo. En cuanto a la posibilidad de una prórroga, desconozco las condiciones y circunstancias necesarias para su concesión. No obstante, entiendo que pueden darse situaciones que la podrían justificar.

Lo más llamativo y lo que ha provocado una honda preocupación entre los despachos y firmas de auditoría receptores del escrito ha sido el término de la totalidad de los papeles de trabajo, lo cual no sólo rompe con la práctica seguida en revisiones anteriores, sino que puede requerir un esfuerzo administrativo importante máxime en la época de busy season en la que estamos inmersos.

 

5. SOBRE LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA DE LOS ENCARGOS. Como se ha indicado en el apartado anterior, se ha de remitir en el plazo de 10 hábiles la totalidad de los papeles de trabajo de los encargos seleccionados, incluidos los correspondientes del Archivo Permanente en los soportes en los que fueron originalmente confeccionados cuando indica:

Ejecutivo empapelado“En el caso de papeles de trabajo u otra documentación, originalmente confeccionados en soporte informático, deberán remitirse, en CD no regrabables, una copia de los archivos informáticos que los contengan, con el mismo formato en el que originalmente fueron confeccionados (excel, word, pdf, e.t.c.).”

En consecuencia de la interpretación literal de lo indicado en el escrito se desprende que todas las evidencias internas de auditoria confeccionadas mediante herramientas informáticas, cualesquiera que sean éstas, deberán remitirse tal cual fueron confeccionadas. Dicho de otra manera, los cálculos y verificaciones hechas en Excel, los memorándums hechos en Word, los papeles escaneados en PDF, los vídeos tomados en MPEG, o los preparados mediante aplicaciones específicas, como en nuestro caso  GESIA o FORSAMPLING, deberán remitirse mediante el envío de los correspondientes ficheros informáticos.

Entiendo que tal documentación será utilizada por el equipo revisor en sus visitas a los despachos y firmas.

 

6. DOCUMENTACIÓN EN FORMATO PAPEL. En el caso de que los papeles de trabajo se hubieran confeccionado en formato papel, por ejemplo, las respuestas de confirmación de terceros, conciliaciones, pruebas de inventario, arqueo, etc., se podrá optar entre enviar los originales, fotocopias de las mismas o ficheros con los documentos escaneados.

 

7. INFORMACIÓN ADICIONAL DE LOS ENCARGOS. Aunque no se indica de forma expresa entiendo, y es importante que se interprete de esta forma, que además de los papeles de trabajo propiamente dichos, se han de adjuntar todos los registros de calidad relativos a los encargos seleccionados como es el caso de las declaraciones de independencia, cumplimiento de los requerimientos de independencia, EQCRs, etc.

 

8. OTRA INFORMACIÓN ADICIONAL. En el escrito se hace mención de que además de los papeles de trabajo se ha de remitir “el manual, los procedimientos y cualesquiera otros documentos relacionados, que integran el sistema de control de calidad interno del auditor, en el caso en que se hayan producido cambios sobre lo último remitido al ICAC”.

Como quiera que cuando se realizó la revisión de calidad  bien en el 2010 o en el 2011, se entregó el manual de calidad entonces en vigor, es más que probable que se hayan producido modificaciones sobre el contenido de dicho manual, de los formularios y modelos de calidad o de ambos. En consecuencia, se deberá remitir en formato PDF copia del manual de control de calidad interno junto con los modelos y plantillas (formularios de calidad) a utilizar.

 

9. DOCUMENTACIÓN ADICIONAL A SOLICITAR. Uno de los apartados del escrito señala: “el equipo de revisión asignado y/o los empleados públicos del ICAC, en su caso, podrán solicitarle la documentación adicional necesaria para la adecuada comprobación de la efectiva implantación de los requerimientos de mejora”. Dicha solicitud de documentación puede provenir del examen in situ de la documentación aportada correspondiente a los encargos solicitados o bien, sobre la documentación de calidad que permita verificar el adecuado cumplimiento de las políticas y procedimientos de calidad establecidas en el sistema de control de calidad interno del auditor.

Muchas de las consultas que me han sido formuladas iban dirigidas a si se ha de remitir en este primer envío, copia del informe de seguimiento, plan cíclico, programa de seguimiento anual, plan de formación, actuaciones formativas, informes  de evaluación del desempeño, etc. Considero que de la lectura atenta del contenido del escrito del ICAC, no se deduce que deba enviarse inicialmente este tipo de documentación, si bien, lo más probable, es que sea ser requerida posteriormente por el propio ICAC o por el equipo revisor previamente o durante la visita.

En otro apartado de la carta el ICAC vuelve a insistir sobre la eventualidad de que se solicite información adicional cuando señala “el equipo de revisores y/o de empleados públicos del ICAC le podrá solicitar cuanta información o documentación adicional sea necesaria”.

 

10. INFORMACIÓN RELATIVA A LOS ARTÍCULOS 17 Y 18 DEL TRLAC.  Un aspecto que para algunos ha pasado desapercibido es la posibilidad de que el ICAC o el equipo revisor solicite información respecto a las eventuales vinculaciones del revisado con otros despachos o firmas (art. 17) o con los que formen parte de una red de auditores (art.18).

 

11. FORMA DE PRESENTAR LA DOCUMENTACIÓN. He dejado para el final uno de los aspectos que más confusión ha creado y que se refiere a la organización de los papeles de trabajo a utilizar para la compilación de la documentación. En lugar de seguir los propios esquemas de organización de cada despacho o firma, ha de atenerse al modelo de índice marcado por el ICAC que se recoge en las dos páginas finales de su escrito.

 

Una de las confusiones que puede provocar el índice de papeles es considerar que únicamente ha de enviarse la documentación relativa a los temas que figuran en dicho documento. Por el contrario, y como se indica en una de sus notas, “Podrán añadirse conceptos al índice, asignándoles una denominación adecuada según su contenido”.

 

De hecho hay aspectos como el de cumplimiento de la normativa aplicable, relación con otros auditores, grupo y empresas vinculadas, muestreo, errores e irregularidades, y otros que no están expresamente indicadas en el índice pero que están recogidas en las correspondientes normas técnicas.

El modelo de índice de papeles debería llevarse a un formato Word o Excel para su cumplimentación, bien de la relación de papeles, originales, copias o escaneados (primera columna) o indicando el vínculo al fichero informático correspondiente que constará en el CD no regrabable que se les remitan (última columna).

 

12. FECHA DE INICIO DE LAS REVISIONES IN SITU. Otra de las cuestiones planteadas es sobre la fecha de realización del control de calidad. Nadie me ha dado una idea clara del tema, todo dependerá de la rapidez con que el ICAC procese toda la documentación recibida para su remisión a los equipos de revisión. En mi opinión, no creo que puedan iniciarse las revisiones antes de la segunda quincena de julio. Sea como fuera, este proceso debe de estar ultimado en el mes de noviembre del presente año.

 

13. CONSEJOS Y PRECAUCIONES A ADOPTAR.

 

  1. Cuando se indica que se ha de remitir TODA la documentación relativa a los encargos seleccionados, significa que no puede quedar papel o documento relevante relativo a dichos encargos, que no habiendo sido enviado, se pretenda presentar en la visita del equipo revisor. Tampoco es aceptable presentar documentación corregida posteriormente y que sustituya a una ya enviada y en poder del equipo revisor.
  2. La documentación a remitir ha de incluir también la relativa a los registros de calidad correspondiente a los encargos, tales como las declaraciones de independencia, o aquella otra como la designación de auditores, aceptación del encargo, carta de recepción del informe de auditoría, etc.
  3. Antes de completar el índice de papeles, sugiero se recopile e inventaríe toda la documentación de los encargos solicitados, eliminando aquella otra no pertinente y que no represente evidencia de auditoría, así como la relativa a ejercicios anteriores.
  4. Sugiero se creen tantos subdirectorios como apartados tiene el índice de papeles, de forma que los ficheros informáticos se organicen no sólo por el nombre, sino por su ubicación dentro de dichos subdirectorios.
  5. Si para facilitar la función del equipo revisor se opta por remitir la información en PDF, considero que puede ser factible siempre y cuando se envíe también en los formatos en los que fueron confeccionados.

 

Por último señalar que en los próximos días se mantendrán reuniones de coordinación entre el ICAC y los departamentos técnicos de las corporaciones, que permitirán aclarar muchas de las dudas surgidas entre los auditores y firmas de auditoría que serán revisados en esta nueva campaña de control de calidad.

 

 

Esteban Uyarra Encalado

 

9 de junio de 2014

Posts recomendados

Deja un comentario