LA HOJA DE CÁLCULO Y LOS AUDITORES. PASADO Y FUTURO (UNA EXPERIENCIA PERSONAL)

Primer portátil, Osborne I, 1981-Museo Universidad Upsala-Suecia

Primer portátil, Osborne I, 1981-Museo Universidad Upsala-Suecia

Hace unas semanas, se publicó un artículo (ver PDF) titulado “¿Excel ante su ocaso? Algunos directivos buscan ya alternativas” en el que se dirigían duras críticas al uso por los ejecutivos financieros ­­–ampliable a los auditores– de la hoja de cálculo EXCEL bajo el argumento de que muchos de ellos: “pierden el tiempo importando, exportando y manipulando datos en lugar de centrarse en lo que los datos nos dicen”; afirmación con la que estoy solo parcialmente de acuerdo. Sin embargo, como profesional de la auditoría desde hace más de cuarenta años, quiero hacer una defensa y un sincero reconocimiento a esta herramienta por su importante contribución al trabajo del auditor y sobre todo, como indicaré al final de este escrito, por la que en un futuro inmediato va a prestar a través de las novedades incorporadas en las últimas actualizaciones de esta aplicación.

AQUELLOS LEJANOS TIEMPOS

Disculpad que haga una pequeña semblanza de épocas pretéritas, no tan lejanas, en las que no existía Internet, ni ordenadores personales y mucho menos los smartphones. ¿Alguien puede imaginarse un mundo así?. En aquellos tiempos, los más simples trabajos administrativos, y no digamos los de auditoría, se hacían de forma manual a base de papel, lápiz, goma de borrar y calculadoras. De esto no hace tantos años.

Calculadorea electronica canonCorrían los años 70 cuando siendo responsable del departamento de control de gestión de una fábrica siderometalúrgica, preparaba los resultados mensuales de fábrica con sus respectivos análisis presupuestarios tanto por secciones como por procesos y producto. Contaba para ello con un jefe de costes y dos analistas, quienes confeccionaban los informes, presupuestos y análisis de desviaciones mensuales. Su tarea consistía en revisar y procesar la información recibida de fábrica y resumirla en partes y formularios prediseñados. Todo se hacía mediante las antiguas calculadoras, cuyos datos procesados se imprimían en rollos de papel que se chequeaban con los que figuraban en los partes originales.

Años más tarde desempeñé, dentro de la misma empresa, funciones de auditoría interna. Las tareas de análisis, verificación y preparación de papeles de trabajo, al igual que en las grandes firmas de auditoría, se hacían mediante procedimientos totalmente manuales, es decir con papel y lápiz. Los cálculos se realizaban con calculadoras de mesa ya que hasta bien entrados los años 70, no aparecieron las primeras calculadoras de mano[1].

PRIMER CONTACTO CON LAS HOJAS DE CÁLCULO

IBM_PC_5150A mediados de los 80 aparecieron, a precios astronómicos, los primeros PCs y con ellos, las hojas de cálculo y los procesadores de texto. Ordenadores que carecían de discos duros. En su lugar, disponían de dos disqueteras o “floppy disk”, una para introducir el disco de 5 ½ pulgadas con el programa, y la otra, para guardar los datos procesados en otro disco del mismo tamaño. La capacidad de almacenamiento obviamente era muy reducida, pero para los que estábamos acostumbrados a trabajar con calculadoras manuales, aquello era una auténtica maravilla.

Primer portatil IBMNo tardaron en aparecer los primeros portátiles[2], más bien transportables dado su elevado peso[3], que también disponían de la doble disquetera.

 

VisicalcMi primer contacto con la hoja de cálculo fue a través del rudimentario programa Visicalc. Poco versátil y nada amigable, pero que supuso un buen inicio que me permitió aprender los primeros conceptos de las worksheets u hojas de cálculo.

El Visicalc, fue inicialmente superado por el Multiplan, de APPLE y bisabuelo del actual EXCEL, pero que no llegó a tener la aceptación ni la versatilidad del Lotus 1-2-3 que pronto se convirtió en el estándar de las hojas de cálculo.

Tuve conocimiento del Lotus 1-2-3, en su única versión en inglés, a mediados de los 80 durante una visita que realicé como empleado de Arthur Andersen a sus oficinas centrales en Chicago. El entonces director de auditoría interna de la firma, me mostró las maravillas que podía realizar mediante el diseño de modelos y formularios en los que bastaba con introducir los datos para obtener resultados de complejas fórmulas casi imposibles de calcularlas manualmente. Aquello me causó un gran impacto en cuanto a las oportunidades que se me abrían para poder reducir, e incluso eliminar tareas rutinarias y utilizar estas herramientas en la práctica de la auditoría y en la confección de los “papeles de trabajo”, pero siempre bajo el axioma de que la hoja de cálculo es una herramienta al servicio del auditor y no al revés.

MI EXPERIENCIA EN LOTUS

Lotus smarsuiteLotus 1-2-3 evolucionó tan rápidamente como lo hicieron las prestaciones técnicas de los PCs y de los portátiles. A finales de los años 80, ya disponían de memoria en disco e incluso aparecieron los primeros discos duros “removibles”. La capacidad de líneas de procesamiento de la hoja de cálculo y sus funcionalidades cada vez más potentes, hacían las delicias de quienes entramos en ese mundo convencidos de su utilidad en el campo de la auditoría, tanto interna como externa.

A finales de los años 80 y principios de los 90 tuve la oportunidad de participar en los cursos de formación sobre esta hoja de cálculo organizados por los Colegios de Economistas y el REA.

La hoja de cálculo Lotus se completó con otras aplicaciones como la de procesamiento de texto y la de gestión de datos dando lugar a una “Suite” que se denominó Lotus Symphony.

Cuando a finales en 1987 constituí la firma Audinfor, la primera inversión, que no fue baladí, consistió en la compra de un ordenador de mesa y una impresora láser. La aplicación de hoja de cálculo fue obviamente Lotus y con este bagaje empecé mi andadura como auditor independiente.

Internamente, desarrollamos un gran número de modelos aplicables tanto en la ejecución de los trabajos de auditoría como para la realización de labores administrativas como confección de presupuestos, partes de tiempos y gastos.

A pesar de sus limitaciones, desarrollamos algunas herramientas de gestión de base de datos, modelizamos determinados procesos mediante la utilización de macros con los que automatizamos tareas tales como la circularización, la confección de estados financieros o la generación ratios y revisiones analíticas, entre otras.

Las hojas de cálculo creadas en Lotus constituían las “evidencias documentales” que posteriormente se vinculaban a la primera aplicación de auditoria desarrollada por Audinfor denominada AUDIT, antecesora de la actual GESIA, utilizada por más de 300 despachos y firmas.

SALTO CUALITATIVO

Office2003logoAunque teníamos ciertas reticencias a cambiar de aplicación, a mediados de los 90 dejamos Lotus para pasar a la suite Office de Microsoft. Ello supuso pasar todo el bagaje de modelos y formularios a las nuevas aplicaciones de EXCEL y WORD. Lo que realmente nos animó al cambio fue el descubrimiento de las tablas dinámicas y las posibilidades que brindaba en el manejo y gestión de las bases de datos de los clientes.

Las primeras versiones de Excel tenían un máximo de 65.536 líneas, lo cual era una limitación importante en cuanto que la aplicación estaba diseñada para ser usada como una potente calculadora y no como un gestor de datos para lo cual ya existía otra aplicación como ACCESS.

El cambio supuso menos esfuerzo del previsto y en pocos meses ya teníamos todo listo. Sin embargo, la gran innovación dentro de la metodología de Audinfor fue el acceso, tratamiento y gestión de las bases de datos, contables y de otro tipo, de los clientes.

A finales de los años 90, y para todos los trabajos, ya utilizábamos los diarios de los clientes para el análisis y revisión de sus transacciones contables. El manejo de las tablas y gráficos dinámicos supuso una auténtica revolución metodológica y una más que notable reducción de tiempos y consiguiente mejora en la calidad de los trabajos. (ver video sobre el tratamiento contable con tablas dinámicas)

Inicialmente hubo que vencer la oposición de muchos clientes a aportar los diarios en formato electrónico que, en algunas grande empresas, contravenía disposiciones internas de confidencialidad.

Gracias a las tablas dinámicas se confeccionan resúmenes e informes con los diarios contables que manualmente eran impensables. Con esta nueva herramienta, el trabajo del auditor un cambio cualitativo importante en su labor de análisis y revisión de los datos económico-financieros. Sin embargo, pronto empezaron a surgir las primeras pegas.

APARICIÓN DE LAS PRIMERAS LIMITACIONES

excel_iconDesde la aparición de las tablas dinámicas, hace más de veinte años, las nuevas versiones de EXCEL han ido mejorando sus funcionalidades y prestaciones con cambios, algunos radicales, de presentación y sobre todo de aumento de las líneas o registros a gestionar. Cambios que se produjeron en paralelo con las nuevas y más potentes capacidades técnicas de los equipos informáticos.

De las 65.536 líneas iniciales se pasó a las 1.048.576 actuales que, a pesar del importante aumento, presentaba limitaciones tanto de carácter técnico como respecto al número de líneas que, en determinadas situaciones, resultaba insuficiente obligando a utilizar gestores de bases de datos como ACCESS.

Otra de las carencias que muchos auditores echamos en falta era la posibilidad de modelizar de forma sencilla los reiterativos procesos de extracción y tratamiento de las bases de datos de clientes, obligando a la confección de macros o a la utilización otros gestores de bases de datos.

NUEVAS PRESTACIONES DE EXCEL

La actualización de EXCEL en su versión 2010 incorporó tres nuevas herramientas que, como indicaré más adelante, suponen un revolucionario cambio, tanto o más importante que el que tuvo lugar con la aparición de las tablas dinámicas hace más de 20 años.

Las herramientas incorporadas en dicha versión y mejoradas en la del 2013 eran:

– Power Pivot

– Power Query

– Power View

Power pivotLa primera, Power Pivot, permite gestionar grandes bases de datos con millones de registros, así como relacionar diferentes bases de datos dentro del mismo archivo EXCEL de forma similar a como se realiza en ACCESS. La incorporación de nuevas y más potentes funciones, permiten resolver problemas insolubles con las versiones anteriores. La creación de tablas y gráficos dinámicos con bases relacionadas de datos de gran tamaño permiten prescindir tanto de otras aplicaciones tipo Access, como de la creación de “macros” complejas. La tarea de confeccionar “cuadros de mando” o de informes evolutivos con grandes volúmenes, resulta ahora una labor sencilla, (Ver video sobre cómo importar un diario con más de un millón de apuntes).

power queryLa segunda herramienta –con la que estoy personalmente entusiasmado– Power Query, está diseñada para extraer información, tratarla y cargarla (en inglés ETL, Extract, transform & Load) bien a una hoja de cálculo o a la base de datos en Power Pivot. Lo más sorprendente de esta herramienta es que permite, como si se tratara de un generador de macros, protocolizar los diferentes pasos a realizar en la conversión de los ficheros fuente provenientes de los clientes. La reducción de tiempos en el manejo y manipulación de los ficheros conteniendo bases de datos es espectacular. Las prestaciones incorporadas en esta nueva herramienta eliminan complejos y repetitivos procedimientos utilizados hasta ahora por los auditores para la obtención de datos.

power biPor último, el componente de Excel para visualizaciones y gráficos, Power View, fue un primer intento, actualmente superado por la aplicación Power BI Desktop, para la creación y presentación de cuadros de mando e informes desde modelos creados en Excel o desde cualquier fuente de datos. La espectacularidad se centra en los procesos de actualización automática de los informes al modificarse el contenido de las bases de datos fuente. La modelización de estos informes es relativamente sencilla no siendo necesaria para ello la, hasta ahora, imprescindible asistencia técnica de un experto informático.

En definitiva, estas nuevas herramientas suponen un cambio cualitativo importante sobre la vieja hoja de cálculo EXCEL permitiendo a los auditores adentrarnos en el nuevo concepto de la Inteligencia Artificial y en la mecanización de muchos de nuestros procesos de análisis y revisión de la información económica y financiera de nuestros clientes.

EXCEL VERSIÓN 2016

La última versión 2016 de Excel, incorpora la herramienta Power Query como una opción estándar de la aplicación, (Datos>Obtener y transformar), no siendo necesaria su activación como un complemento adicional. El Power Pivot, incorpora nuevas funciones y mejoras en su funcionamiento al corregir errores de las primeras versiones.

Sin embargo es en la confección de los informes y cuadros de mando donde Microsoft ha apostado fuerte, relegando el anterior Power View y sustituyéndolo por el Power BI Desktop que permite trabajar directamente con las prestaciones de ETL Power Query para la obtención de datos, y del modelo de datos de Power Pivot para la gestión y elaboración de cuadros de mando.

CONCLUSIONES

La hoja de cálculo supuso en su día un cambio radical en la forma de trabajar de los auditores y en cómo documentar las pruebas y evidencias obtenidas. La aparición de las tablas dinámicas permitió el acceso a la gestión de las bases de datos facilitando la revisión y análisis de la información económica-financieras de las entidades auditadas.  Sin embargo, las nuevas prestaciones de la hoja de cálculo EXCEL –lejos de suponer su ocaso al provocar pérdidas de tiempo a sus usuarios–, como indicaba al principio del artículo, aporta unas increíbles oportunidades para mejorar nuestros procedimientos de trabajo eliminando tediosos procesos de manipulación y ,sobre todo, facilitando el manejo de grandes bases de datos.

etlToda la organización de Audinfor, tras las primeras sesiones de formación y aprendizaje. ha asumido de forma entusiasta estas nuevas herramientas. Se han desarrollado sesiones monográficas dirigidas a protocolizar los procesos de extracción, depuración y volcado de los datos remitidos por los clientes que simplifique la captura de información.

A la fecha ya disponemos de los protocolos de extracción, transformación y volcado de todos diarios electrónicos de las auditorías recurrentes. Proceso que se ha realizado utilizando los diarios del ejercicio precedente. Estimamos conseguir un 50 % el ahorro de tiempo en la realización de estas tareas.

En cuanto al tratamiento de la información, creación de informes y análisis de datos, se han introducido drásticos cambios mejorando de forma espectacular la homogeneización de los procedimientos utilizados y simplificando los hasta ahora complejos y laboriosos procesos de análisis y revisión.

Dentro de la política de nuestra firma, hemos iniciado desde hace meses la divulgación y formación de estas nuevas herramientas, bien a través de nuestro portal en Youtube en el que, entre otros, hemos creado vídeos explicativos de las nuevas prestaciones de EXCEL, como mediante la impartición de cursos presenciales y Online en los que, por niveles, se abordan de forma práctica estas nuevas herramientas [4].

En estos tiempos de cambio en los que es imprescindible la adopción de las nuevas tecnologías en nuestra actividad diaria para mejorar la calidad y eficiencia de nuestros trabajos de auditoría, la utilización de estas nuevas herramientas no es una opción, sino una necesidad imperiosa.

 

Esteban Uyarra Encalado

 

Enero 2018

 

[1] La primera la conseguí en Canarias en el año 1974.

[2]  Uno de los primeros portátiles fue el Osborne I, lanzada por Osborne Computer Corporation en1981 con un peso de 11 kgs  y 64 kilobytes de memoria RAM. Equipo que aparece en la fotografía que aparece al inicio de este post y que fue tomada el pasado verano en el museo de la Universidad de Upsala (Suecia).

[3] Mi primer portátil, que todavía conservo, aunque tengo mis dudas de que funcione fue un IBM que pesaba 9 kilogramos (ver imagen).

[4] Personalmente he podido comprobar en los cursos que he impartido en algunas firmas sobre Power Pivot y Power Query, el alto nivel de interés que estas nuevas herramientas ha despertado entre los auditores asistentes especialmente en aquellos con avanzados conocimientos de EXCEL.

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Comments
  • Sigfrido José Lugo Gómz
    Responder

    Buenos días.

    Muy entendibles los conceptos vertidos, es cierto que el concepto data de muchas décadas, en la actualidad está en auge la identificación de riesgos en general, a partir de hace unos 13 años. Antes se consideraba en las grandes empresas o consorcios, hoy por vivir en un mundo globalizado, es necesario conocer y aplicar los nuevos conceptos.

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